Služební auto k soukromým účelům

Publikováno: 28.08.2024

Využití služebního vozu k soukromým účelům je stále oblíbenějším zaměstnaneckým benefitem, který přináší pohodlí i úsporu. Tento benefit však vyžaduje pečlivé zabezpečení, zejména sjednání havarijního pojištění, které ochrání jak řidiče, tak zaměstnavatele v případě nehody. Čtěte dále a zjistěte, jak se nejlépe chránit při používání služebního vozu pro soukromé účely.

Jaké jsou výhody a nevýhody používání auta ke služebním účelům

Při rozhodování o využívání služebního automobilu pro soukromé účely je důležité zvážit všechny aspekty tohoto benefitu. Stejně jako má každá mince dvě strany, i zde najdeme nejen výhody, ale také nevýhody, které je třeba pečlivě promyslet. Pro správné rozhodnutí je klíčové mít jasno o všech přínosech i možných rizicích, abyste si mohli udělat ucelený obraz a vyhodnotit, zda tento benefit skutečně odpovídá vašim potřebám a očekáváním.

Výhody:

• Finanční úspory: Zaměstnanec nemusí investovat do provozu vlastního auta ani platit za hromadnou dopravu. Náklady na servis, pojištění a leasing jsou hrazeny zaměstnavatelem.
• Komfort a flexibilita: Služební vůz nabízí zaměstnanci větší pohodlí a možnost přizpůsobit si cestování podle svých potřeb, bez nutnosti využívat veřejnou dopravu nebo vlastní vozidlo.
• Zvýšení profesního statusu: Mít k dispozici služební vůz může zvyšovat prestiž zaměstnance, což je obzvláště přínosné pro ty, kteří často navštěvují klienty nebo obchodní partnery.

Nevýhody:

• Odpovědnost vůči zaměstnavateli: Zaměstnanec je povinen dodržovat stanovené podmínky používání služebního vozu a pečlivě se o něj starat. V případě porušení pravidel může zaměstnavatel vůz odebrat.
• Daňové povinnosti: Využití služebního auta k osobním účelům se považuje za nefinanční příjem, což vede k vyšším odvodům na daně a pojištění.
• Možná omezení v používání: Zaměstnavatel například zakazuje půjčení vozu třetí osobě nebo pro využití vozu k soukromým účelům stanovuje limity pro najeté kilometry.

Co je soukromá cesta služebním vozidlem

Služební vůz je zpravidla používán k účelům služebních cest, tedy pracovního výkonu. Někteří zaměstnavatelé ale nabízí zaměstnancům možnost využití firemního auta pro soukromé účely, ať už jde o běžné užívání, nebo klidně i dovolené.

Možnosti poskytnutí služebního vozu k soukromým účelům jsou dvě. Ta první je bezplatné užívání jako součást nepeněžního příjmu zaměstnance, který zákon o dani z příjmu oceňuje ve výši 1 % z pořizovací ceny vozu za kalendářní měsíc (min. 1 000 Kč). Tato částka je většinou určena například pro pojištění vozu nebo výměnu pneumatik. Není přitom důležité, zda zaměstnanec skutečně vůz používá, ale zda ho má k dispozici.

Další možností je pronájem vozu za určitou částku (například za cenu obvyklou, ale i nižší).

Další související plnění si zaměstnanec musí většinou zaplatit sám:

• parkovné,
• další služby a prostředky (mytí a čištění vozidla, interiérové doplňky),
• pohonné hmoty (možností je srážka ze mzdy nebo dalším nepeněžním příjmem v základu daně).

POROVNAT povinné ručení

Jak se účtují soukromé kilometry

Součástí užití služebního automobilu pro soukromé účely je zapisování ujetých služebních i soukromých kilometrů. A to hlavně z důvodu vyúčtování pohonných hmot k soukromým účelům, které si zaměstnanec platí sám. Možností je požádat o srážku ze mzdy, případně zdanění nepeněžního příjmu. K zapisování kilometrů slouží kniha jízd, ve které se uvádí datum, počet kilometrů na tachometru před zahájením jízdy a po ní. 

Dalším důležitým dokumentem je doklad po tankování pohonných hmot. Všechny doklady by si zaměstnanec měl uchovat pro doložení nákupu pohonných hmot.

Jak vést knihu jízd při použití služebního vozidla pro soukromé účely

• Pečlivé zaznamenávání jízd
  Každou jízdu je třeba důkladně evidovat, přičemž je nezbytné jasně určit, zda šlo o pracovní, nebo osobní cestu. Každý záznam by měl obsahovat základní údaje jako datum, účel cesty a počet ujetých kilometrů, aby byla zajištěna přesnost a plnění daňových povinností.
• Využití moderních technologií
  Moderní technologie, jako jsou GPS aplikace, umožňují automatické sledování tras a usnadňují rozlišení mezi služebními a soukromými jízdami. Některé společnosti navíc nasazují specializovaný software, který automaticky zaznamenává a kategorizuje jednotlivé jízdy, což šetří čas a minimalizuje chyby.
• Ruční vedení knihy jízd
  Pokud nejsou k dispozici moderní technologie, je stále možné využít tradiční knihu jízd nebo papírové tabulky pro ruční evidenci. Tato metoda vyžaduje pečlivost a disciplínu, ale je plně dostačující pro splnění požadovaných záznamů.
• Pravidelná kontrola a aktualizace záznamů
  Pravidelná kontrola a aktualizace záznamů je klíčová pro udržení jejich správnosti a souladu s firemními a daňovými předpisy. Po každé jízdě by měly být záznamy ihned aktualizovány, aby nedocházelo k opomenutím nebo nepřesnostem.

Jaké jsou povinnosti zaměstnance u firemního vozidla

Zaměstnanec je povinen se řídit smlouvou o užívání vozidla, která stanovuje podmínky a způsob využití služebního vozu právě k pracovním i soukromým potřebám. Vlastníkem a správcem vozidla je firma, tedy zaměstnavatel, který za tímto účelem sjednává i povinné ručení a havarijní pojištění.

SPOČÍTEJTE SI SVÉ HAVARIJNÍ POJIŠTĚNÍ

TIP: Přečtěte si více o nákupu auta na firmu.

Co dělat v případě nehody

Pokud se vám autonehoda stane při použití služebního vozidla pro soukromé účely, je nutné dodržet správný postup. Nejdříve zabezpečte místo výstražným trojúhelníkem, v případě nutnosti můžete zkusit usměrnit provoz, ale mějte u toho nasazenou reflexní vestu. Povinností je u sebe vozit formulář o nehodě, kam zakreslíte, jakým způsobem se nehoda stala.

Pokud jsou při nehodě zranění, volejte policii. Stejně tak ji zavolejte, pokud je škoda nad 100 000 Kč nebo pokud byla škoda způsobena například na svodidlech a dopravních značkách.

Ve formuláři o nehodě je potřeba vypsat datum, místo a čas nehody, údaje o pojišťovnách a řidičích. V případě nehody firemního auta bude pojištěným firma jako právnická osoba. U nehody byste měli kontaktovat svého zaměstnavatele, který má veškeré údaje o pojištění k dispozici.

Je důležité si ale zjistit, jaké jsou podmínky zapůjčení služebního vozu pro soukromé účely, protože je možné, že na jejich základě bude chtít zaměstnavatel částečnou náhradu škody, pokud pojišťovna neproplatí celou potřebnou částku.

Povinné ručení si můžete porovnat během chvilky z pohodlí domova. Poslouží vám k tomu naše online kalkulačka.

POROVNAT povinné ručení

Autor: Martin Sítek