Jak na uplatnění náhrad na soukromé vozidlo použité pro podnikatelské účely?
Publikováno: 29.11.2024
Svůj osobní automobil nemusíte používat jen k cestám na dovolenou nebo na nákupy. Můžete ho používat mimo jiné také k podnikání. Jaká platí pravidla pro použití soukromého auta pro služební účely a jak se počítá náhrada za použití soukromého vozidla?
Pro služební cesty nebo při používání auta v podnikání je vhodné mít povinné ručení s dostatečnými limity i krytím. Spočítejte si ho pomocí naší online kalkulačky.
Použití soukromého vozidla pro služební účely
Nezáleží na tom, jestli podnikáte jako živnostník, nebo máte firmu s ručením omezeným. Pro všechny činnosti můžete používat své soukromé auto - tedy auto, které není zapsané v majetku firmy. Můžete s ním jezdit za klienty, vozit materiál nebo jím posílat své zaměstnance na služební cestu. Neexistují žádná omezení pro to, jak používat soukromé auto pro služební účely.
Měli byste ale vědět, že pokud využíváte v podnikání soukromé auto, vyplývají z toho pro vás různé povinnosti. Tady potom může jít jak o výhody, tak i o nevýhody - například o proplácení cestovních náhrad za osobní automobil vašim zaměstnancům. Proto se na to pojďme podívat podrobněji.
Podmínky pro použití soukromého auta v podnikání
Do konce roku 2021 bylo nutné platit státu za používání osobního auta v podnikání silniční daň, ale ta byla v roce 2022 zrušena (a nejen pro osobní auta, ale i pro dodávky a další typy motorových vozidel). Od roku 2022 tedy silniční daň platí pouze majitelé velkých nákladních aut.
Počet aut, která uvádíte jako majetek své firmy, také není omezen, jen byste měli být schopni prokázat, že je skutečně používáte k podnikání. Pokud si v rámci daně z příjmu chcete ušetřit peníze placením tzv. paušálu na dopravu, je možné tento paušál uplatnit pouze na maximálně 3 auta. Pokud paušál nevyužíváte, tak na tom, kolik aut používáte, nezáleží.
Další podmínky se pak už odvozují pouze od toho, jakým způsobem budete uplatňovat náhrady na soukromé vozidlo v podnikání.
Jak se počítá náhrada za použití soukromého vozidla?
Jedete svým vlastním autem na služební cestu či posíláte svého zaměstnance na služební cestu a dopraví se tam svým osobním vozem? V tom případě zaměstnanci vzniká nárok na uplatnění náhrad na osobní automobil.
Náhrady za používání soukromého vozidla se řídí vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí ČR, která je aktualizována nejméně jednou ročně, a to vždy na začátku kalendářního roku. V ní se jasně uvádí, kolik peněz má právo zaměstnanec od svého zaměstnavatele požadovat, pokud jede na služební cestu a pokud se tam dopravuje vlastním vozem.
V roce 2024 cestovní náhrady na osobní automobil činí podle vyhlášky MPSV:
- 5,60 Kč/km pro osobní auta,
- 1,50 Kč/km pro jednostopá vozidla a tříkolky.
V případě, že zaměstnanec jede trasu dlouhou například 100 kilometrů, budete mu na základě této ministerské vyhlášky následně muset vyplatit 560 Kč za cestu.
A pozor - zaměstnanec, který pro výkon svého povolání používá svůj vlastní autobus, traktor nebo nákladní vůz, má nárok na dvojnásobné cestovní náhrady. Navíc platí, že pokud je u osobního nebo jiného vozidla i přívěs, tak se cestovní náhrady za osobní automobil (nebo jiné vozidlo) navyšují nejméně o 15 %.
Pakliže je služební cesta delší, bude si zaměstnanec nárokovat také náhrady na stravné. Jejich výše se odvozuje od doby strávené na služební cestě, ale je možné je krátit, pokud zaměstnavatel zaměstnanci zajistí nějaké jídlo zdarma. Podle stejné vyhlášky MPSV jsou minimální náhrady na stravné v roce 2024 stanoveny následovně:
- 140 Kč/den, pokud pracovní cesta trvá 5 až 12 hodin,
- 212 Kč/den, pokud pracovní pobyt trvá 12 až 18 hodin,
- 333 Kč/den, pokud je služební cesta delší než 18 hodin.
Cestovní náhrady podle knihy jízd
Někteří podnikatelé a zaměstnavatelé nevyužívají výpočet cestovních náhrad pro osobní automobil podle paušální částky stanovené ministerstvem. Využívají druhou variantu, jíž je uplatňování skutečných výdajů souvisejících s provozem vozidla. I to je samozřejmě možné.
Tento typ cestovních náhrad se pak vypočítává následovně:
- Propočítají a sečtou se jednotlivé náklady na provoz vozidla jako například: spotřebované pohonné hmoty, režijní materiál, pojistné, náklady na opravy vozidla, poplatky za parkovné, dálniční známka, mýtné, cena za technickou prohlídku, silniční daň atd.
- K tomu se připočítají odpisy na auto (pokud se uplatňují).
- Z toho vznikne částka, kterou má provozovatel soukromého auta v podnikání nárok požadovat jako kompenzaci za využití vlastního auta.
Nejlepším způsobem, jak tohle všechno ohlídat, je vedení si knihy jízd. Ta je oficiálním účetním dokladem a podnikatelé uplatňující náhrady tímto způsobem jsou ze zákona povinni takovou evidenci jízd vést. Kniha jízd přitom může být jak v papírové, tak v elektronické podobě. Vyznačují se v ní soukromé i pracovní cesty a kniha jízd musí vždy začínat 1. ledna a končit 31. prosince.
Zaznamenávají se do ní všechny informace týkající se vozidla (SPZ, model, rok výroby atd.) a dále informace související s provozem vozidla, ze kterých je pak možné vypočítat cestovní náhrady na osobní automobil. Píše se do ní zejména:
- datum cesty,
- čas odjezdu,
- čas příjezdu,
- stav tachometru před cestou,
- stav tachometru po skončení cesty,
- místo výjezdu a cíl,
- čerpání pohonných hmot (množství, cena).
Paušální výdaje na dopravu
Pokud používáte soukromé auto v podnikání, ale nechce se vám vést a kontrolovat knihu jízd a počítat ujeté kilometry, máte ještě třetí možnost. Nejde přitom o klasické cestovní náhrady na osobní automobil.
Jedná se o takzvaný paušál na dopravu nebo také o paušální náklady na dopravu. Ty je možné uplatnit na základě zákona o dani z příjmu a tato možnost je určena pro živnostníky a majitele firem. Kdy se vyplatí koupit auto na firmu?
A jak na výpočet cestovních náhrad na osobní automobil v tomto případě? Jednoduše, nic totiž počítat nemusíte.
Paušální výdaje na dopravu jsou stanoveny částkou 5 000 Kč měsíčně. Jde o takzvaný daňově uznatelný náklad. Ten navíc můžete vztáhnout na až 3 auta (na víc bohužel ne) a není třeba nikde prokazovat, jak často autem jezdíte, kam a proč.
Pokud vaše soukromé auto v podnikání slouží i pro vaše osobní cesty, tak jednoduše uplatníte daňově uznatelné náklady ve výši jen 4 000 Kč a opět nikoho nezajímá, jak často autem jezdíte na dovolenou a jak často slouží pracovním účelům.
Než tento způsob zvolíte, nejprve si ale propočítejte, jestli se vám to vyplatí. A zároveň platí, že pokud jste plátci DPH, musíte i nadále vést evidenci používání auta v podnikání (důvodem je uplatnění nároku na odpočty DPH).
Jaké byly cestovní náhrady na osobní automobil v minulých letech?
Náhrady za použití soukromého vozidla v podnikání nejsou pořád stejné. Zaprvé se odvozují od zákonů v zákoníku práce, zadruhé se řídí vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Ty se mění každý rok, takže každý rok jsou cestovní náhrady na osobní auto jiné.
Zároveň platí, že se mohou změnit i v průběhu kalendářního roku. Pokud dojde například ke skokovému zdražení pohonných hmot, vydá ministerstvo novou vyhlášku s upravenými náhradami na osobní automobil.
V roce 2024 počítá vyhláška s následujícími cenami pohonných hmot, od nichž je odvozena náhrada 5,60 Kč/km, potažmo 1,50 Kč/km:
- 38,20 Kč/l benzinu 95
- 42,60 Kč/l benzinu 98
- 38,70 Kč/l nafty
Dále je potřeba brát v potaz i to, že na silnicích přibývá elektromobilů a ty nejezdí na benzin ani naftu. V minulosti ministerské vyhlášky s elektromobily nepočítaly, ale v posledních letech se v nich uvádí i cestovní náhrady na osobní elektromobil. V roce 2024 se počítá s průměrnou cenou elektřiny pro elektromobily 7,70 Kč/kWh.
Podívejme se pro zajímavost na vývoj cestovních náhrad pro osobní automobily z minulých let:
Vývoj ceny cestovních náhrad za km pro osobní auto
| Období | Náhrada za 1 km | Elektřina za 1 kWh |
|---|---|---|
| od 1. ledna 2024 | 5,60 Kč | 7,70 Kč |
| od 1. ledna 2023 | 5,20 Kč | 6 Kč (od 1. 4. 2023 pak 8,20 Kč) |
| od 1. ledna 2022 | 4,70 Kč | 4,10 Kč (od 12. 3. 2022 pak 6 Kč) |
| od 1. ledna 2021 | 4,40 Kč | 5 Kč |
| od 1. ledna 2020 | 4,20 Kč | — |
| od 1. ledna 2019 | 4,10 Kč | — |
| od 1. ledna 2018 | 4,00 Kč | — |
| od 1. ledna 2017 | 3,90 Kč | — |
| od 1. ledna 2016 | 3,80 Kč | — |
Zdroj: www.mpsv.cz; cena za km pro osobní auto dle aktualizovaných vyhlášek
Další výhody použití soukromého auta pro služební účely
Pořizujete si osobní auto pro podnikání nebo ho kupujete pro své zaměstnance? Firmy a podnikatelé mají i další možnosti, jak si koupit osobní auto pro podnikání výhodněji:
- Velmi využívanou možností je odpočet DPH.
- Další možností jsou odpisy na auto. Díky nim se dá za nákup nového auta výrazně ušetřit, protože si ho z velké části odepíšete z daní.
- Do konce roku 2023 bylo možné dělat tzv. zrychlené odpisy, díky nimž se investice do auta pro podnikání vrátila výrazně rychleji. Od roku 2024 je možné postupovat při odpisu auta jako předtím - tedy rozložit si odpisy do 3-5 let.
- Mimořádné odpisy ale i nadále platí pro majitele elektromobilů, kteří tuto možnost mají až do roku 2028.
Jste majitelem firmy? Mohlo by vás zajímat flotilové pojištění vozidel.
Výhodné pojištění auta
Ať už si pořizujete auto na firmu nebo zvažujete použití soukromého vozidla pro služební účely, nezapomeňte na zákonné autopojištění. Podívejte se do naší online kalkulačky povinného ručení a během chvilky zjistíte, u které pojišťovny byste měli nejvýhodnější povinné ručení.
Totéž se ostatně týká i havarijního pojištění, které se u firemních aut určitě vyplatí - zvlášť pokud jde o nová nebo hodně drahá auta. Zavítejte do našeho srovnání havarijního pojištění a vyberte si takové autopojištění, které bude vám i vašemu vozu krýt záda.
Autor: Jana Skálová